Factura vs recibo: ¿cuál es la diferencia?
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Las facturas y los recibos se parecen: ambos muestran qué se vendió, a qué precio y a quién. Pero cumplen funciones opuestas, y confundirlos puede crear problemas con tus clientes y tu contabilidad. Esta es la diferencia, cuándo enviar cada uno y un ejemplo de ambos.
La respuesta corta
La factura pide el pago. Se envía antes de cobrar e indica cuánto se debe y cuándo vence.
El recibo demuestra el pago. Se entrega después de cobrar e indica cuánto se pagó, cuándo y cómo.
Factura vs recibo de un vistazo
| Factura | Recibo | |
|---|---|---|
| Finalidad | Pide al cliente que pague | Confirma que el cliente pagó |
| Cuándo | Antes del pago | Después del pago |
| Importe clave | Total y saldo pendiente | Importe recibido |
| Fechas clave | Emisión y vencimiento | Fecha de pago |
| Datos de pago | Cómo pagarte | Cómo pagó el cliente |
| Para el comprador | Una cuenta por pagar | Comprobante para devoluciones, garantías y gastos |
Ejemplo: la misma venta como factura y como recibo
Una empresa de jardinería factura el trabajo de octubre. Dos semanas después el cliente paga por transferencia y la empresa envía un recibo.
1. La factura: pedir el pago
Jardines Hoja Verde
Calle del Olmo 21, 41001 Sevilla
[email protected]
FACTURA
# 1007
Facturar a:
Daniel Reyes
Calle Abedul 14, 41005 Sevilla
| Concepto | Cantidad | Precio | Importe |
|---|---|---|---|
| Mantenimiento de jardín, octubre | 1 | €180.00 | €180.00 |
| Poda de setos (horas) | 3 | €45.00 | €135.00 |
| Retirada de restos vegetales | 1 | €40.00 | €40.00 |
Notas:
Paga por transferencia a Jardines Hoja Verde.
- Subtotal:
- €355.00
- Total:
- €355.00
- Saldo pendiente:
- €355.00
2. El recibo: confirmar el pago
Jardines Hoja Verde
Calle del Olmo 21, 41001 Sevilla
[email protected]
RECIBO
# 1008
Recibido de:
Daniel Reyes
Calle Abedul 14, 41005 Sevilla
| Concepto | Cantidad | Precio | Importe |
|---|---|---|---|
| Mantenimiento de jardín, octubre | 1 | €180.00 | €180.00 |
| Poda de setos (horas) | 3 | €45.00 | €135.00 |
| Retirada de restos vegetales | 1 | €40.00 | €40.00 |
Notas:
Pago total de la factura 1007. ¡Gracias!
- Subtotal:
- €355.00
- Total:
- €355.00
- Importe recibido:
- €355.00
Cuándo enviar cada uno
- El cliente paga después: envía una factura y luego un recibo.
- El cliente paga en el momento: entrega un recibo, salvo que tu país exija factura.
- El cliente paga un anticipo: factura el anticipo, entrega un recibo y luego factura el resto mostrando lo ya pagado.
- El cliente pide comprobante: envía un recibo o la factura marcada como pagada.
- El cliente paga por adelantado: envía una factura proforma y después un recibo o la factura definitiva.
Preguntas frecuentes
¿Una factura es lo mismo que un recibo?
No. La factura solicita un pago y se envía antes de cobrar. El recibo demuestra un pago y se entrega después. Suelen mostrar los mismos conceptos, pero cumplen funciones opuestas.
¿Puede una factura servir de recibo?
Una factura marcada como pagada, con la fecha y forma de pago y saldo cero, a menudo se acepta como comprobante. Pero muchos clientes, sobre todo empresas, prefieren un recibo aparte.
¿Tengo que enviar factura y recibo?
No siempre. Si el cliente paga en el momento, puede bastar un recibo. Si facturas primero y cobras después, envía un recibo o la factura pagada cuando llegue el dinero. En algunos países la factura es obligatoria en ciertas ventas, así que consulta tus normas.
¿Qué va primero, la factura o el recibo?
La factura va primero porque pide el pago. El recibo llega después del pago.
¿Cuánto tiempo debo guardar facturas y recibos?
El tiempo que exija tu autoridad fiscal, a menudo entre cinco y siete años o más. Consulta las normas de tu país.
¿Puedo hacer un recibo gratis?
Sí. El generador de recibos de invoices.net te permite rellenar un recibo en línea y descargarlo en PDF, sin registro.
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